Ressources et Glossaire | Assistante Administrative

Glossaire : Les mots-clés de l'externalisation administrative

Assistante administrative indépendante

Professionnelle autonome qui accompagne les entreprises dans la gestion administrative, RH, commerciale et pré-comptable, sans lien de subordination. Elle intervient à la demande, de manière ponctuelle ou régulière, sans contrat de travail.

Externalisation administrative

Action de confier la gestion administrative de son entreprise à un prestataire externe plutôt qu'à un salarié interne. Permet de gagner du temps, réduire les coûts et bénéficier d'une expertise spécialisée sans embaucher en CDI.

Pré-comptabilité

Ensemble des opérations préparatoires à la comptabilité : classement des factures, rapprochement bancaire, saisie des opérations courantes. La pré-comptabilité facilite le travail du cabinet comptable et réduit ses honoraires.

DPAE (Déclaration Préalable À l'Embauche)

Formalité obligatoire à effectuer avant l'embauche d'un salarié. Elle permet de déclarer le salarié auprès de l'URSSAF, de la sécurité sociale et des caisses de retraite. Doit être faite dans les 8 jours précédant la prise de poste.

Gestion administrative externalisée

Délégation de tout ou partie de la gestion administrative (courriers, archivage, démarches, facturation, relances) à un prestataire externe. Idéal pour les TPE et PME qui n'ont pas besoin d'une assistante à temps plein.

Rapprochement bancaire

Opération qui consiste à comparer les mouvements enregistrés dans la comptabilité avec ceux figurant sur les relevés bancaires. Permet de détecter les erreurs, oublis ou fraudes et de garantir la fiabilité des comptes.

Gestion RH externalisée

Externalisation de la gestion des ressources humaines : rédaction de contrats, DPAE, suivi des absences, préparation des éléments de paie. Permet aux dirigeants de se concentrer sur le développement sans gérer les obligations RH.

Relances clients

Action de contacter les clients n'ayant pas réglé leurs factures dans les délais. Essentiel pour maintenir une trésorerie saine. L'assistante administrative gère ces relances de manière systématique et diplomatique.

Tableaux de bord de gestion

Outils de pilotage synthétisant les indicateurs clés de l'entreprise (chiffre d'affaires, trésorerie, impayés, charges). Permettent de prendre des décisions éclairées rapidement.

Assistante administrative freelance

Synonyme d'assistante administrative indépendante. Travailleur indépendant, souvent auto-entrepreneur ou en portage salarial, qui propose ses services administratifs aux entreprises sans être salarié.

Back-office

Ensemble des tâches administratives et de gestion réalisées en coulisses (facturation, relances, classement, saisie). Indispensable au bon fonctionnement de l'entreprise mais non visible par les clients.

Clôture comptable

Opération de fin d'exercice consistant à arrêter les comptes annuels. Nécessite la transmission de tous les documents au cabinet comptable (factures, relevés bancaires, justificatifs). L'assistante administrative prépare cette clôture.

Archivage numérique

Conservation organisée des documents sous forme électronique, conforme aux obligations légales. Permet de retrouver rapidement un document et de libérer de l'espace physique.

Gestion des encaissements

Suivi des paiements clients, vérification des règlements reçus, lettrage des factures payées. Essentiel pour maintenir une visibilité claire sur la trésorerie.

Secrétariat externalisé

Délégation des tâches de secrétariat (accueil téléphonique, gestion d'agenda, courriers, prises de rendez-vous) à un prestataire externe. Alternative économique à l'embauche d'une secrétaire en CDI.

Articles pratiques

Combien coûte une assistante administrative indépendante ?

Le tarif horaire d'une assistante administrative indépendante varie généralement entre 30€ et 60€ HT, selon l'expérience, la complexité des missions et le volume horaire mensuel.

À titre de comparaison : une salariée en CDI à 2000€ net coûte environ 3500€ charges comprises (soit 20€/h pour 35h/semaine), plus les congés, arrêts maladie, formation et locaux. L'assistante indépendante facture plus cher à l'heure, mais vous ne payez que le temps réellement travaillé, sans charges ni coûts cachés.

Exemple concret : Pour 10h/semaine (40h/mois), comptez entre 1200€ et 2400€ HT selon les missions. C'est 2 à 3 fois moins cher qu'une salariée à temps plein pour un besoin réel de seulement 10h/semaine.

Assistante administrative vs Secrétaire : quelles différences ?

Ces deux termes sont souvent confondus, mais recouvrent des réalités différentes :

La secrétaire (au sens classique) est généralement salariée de l'entreprise, présente sur site, et se concentre sur l'accueil, le standard téléphonique, la gestion d'agenda et le courrier. Rôle plutôt opérationnel et de support.

L'assistante administrative indépendante va plus loin : elle prend en charge l'administratif, mais aussi la gestion RH (contrats, DPAE, absences), la gestion commerciale (facturation, relances), la pré-comptabilité et le pilotage (tableaux de bord). Elle intervient de manière autonome, souvent à distance, et apporte une expertise métier.

En résumé : l'assistante administrative indépendante = secrétaire + gestionnaire RH + gestionnaire commercial + pré-comptable, avec la flexibilité d'une prestation externe.

Comment choisir son assistante administrative indépendante ?

1. Vérifiez l'expérience : combien d'années dans l'administratif ? Quels secteurs d'activité ? Une assistante qui a travaillé avec des TPE/PME comprendra mieux vos enjeux.

2. Listez vos besoins précis : facturation, relances, RH, pré-compta ? Assurez-vous que l'assistante maîtrise ces domaines.

3. Évaluez la disponibilité : combien d'heures par semaine ? À distance ou sur site ? Compatibilité avec vos contraintes horaires ?

4. Demandez des références : témoignages clients, exemples de missions similaires. Une assistante sérieuse pourra vous en fournir (anonymisées si besoin).

5. Testez sur une mission courte : commencez par un projet limité (1 mois par exemple) avant de vous engager sur du long terme. Cela permet de valider la compatibilité.

6. Clarifiez la confidentialité : signez un engagement de confidentialité dès le départ. C'est essentiel pour travailler sereinement.

10 signes qu'il est temps de déléguer votre administratif

1. Vous passez plus de 10h/semaine sur l'administratif
2. Vos factures ne sont pas envoyées à temps
3. Vous avez des impayés non relancés depuis plus de 30 jours
4. Vos documents sont en désordre, vous perdez du temps à chercher
5. Vous n'avez pas de vision claire sur votre trésorerie
6. Votre cabinet comptable attend des documents depuis des semaines
7. Vous oubliez des échéances administratives (DPAE, déclarations, etc.)
8. Vous refusez des opportunités commerciales par manque de temps
9. Vous travaillez le soir/week-end pour "rattraper" l'administratif
10. Vous ressentez du stress permanent lié à la gestion administrative

Si vous cochez 3 points ou plus, il est temps de déléguer.